「2017年7月6日」の記事一覧

コピー機(複合機)の導入にかかせない保守契約とは?

コピー機(複合機)の導入にかかせない保守契約とは?

皆さんは大きな家電や高価な電化製品を購入した際に、「保証」はどれくらの期間ついているのか? どこまで保証してくれるのか? ということを確認すると思います。 よく電化製品には「○年保証」と保証期間が決められており、その期間内でしたら故障しても無料で交換・修理をしてくれるというものです。 しかし、業務用のコピー機(複合機)には「保証」という制度はなく、「保守」という制度をとっています。 保証が無い分安心して使っていける用に、コピー機(複合機)を購入した際に一緒に「保守契約」を結ぶのが一般的とです。 では、この保守契約とは一体どのような内容になっているのでしょうか? また、なぜ保守契約を結ぶ必要があるのでしょうか? まずは知っておこう!保守の内容と保守契約を結ぶ意味 「保証」と「保守」の違い まずはよく混同されがちな「保証」と「保守」の違いについて説明します。 冒頭でもお伝えしましたが、保証というのはよく「○年保証」というように期間が定められています。 この期間は初期不良を対象とした最低限度の保証期間になっています。 保証期間内での故障や不具合は商品そのものに問題があり、メーカーに責任があるとされる場合もあるため、基本的に無料で交換・修理を行ってくれるものです。 一方保守は定額料金を支払い、機器に故障や不具合が起こった時に対応してもらうサービスになります。 定額で料金を支払っているので、基本的に修理や交換の際に別途料金は発生しないようになっています。 ここで、違いを簡単にまとめると、 保証・・・初期不良を対象とした最低限度の保証期間を定めており、何かあれば、期間内は基本無償で対応してくれるもの。 保守・・・定額料金を支払っていれば、故障の際などはいつでも無償で対応してくれるもの。 と、いうことになります。 コピー機(複合機)は保守契約が必須!! 毎日会社でコピー機を使っていると突然のトラブルも起こるもの。 コピー機は精密機器である上に、ドラムユニットなど使うたびに消耗してしまう部品が多い機械です。 部品の消耗は、綺麗にコピーできなくなったり、使えなくなったりと故障の原因になります。 このような突然の故障を防ぐためにも、定期的なメンテナンスをうけることが大事です。 保守契約の種類によっては定期的なメンテナンスを行ってくれるものもあります。 また、保守契約を結んでいたら、突然の故障や不具合が発生した時にでもすぐに対応してもらえますが、保守契約をしていないとまず「何処に修理を頼んだらいいのか」から考えないといけません。 また、業者を決めて問合せをしてもすぐに対応してくれるとは限りません。 初めて修理を頼む業者はまず、「お客さまがどんな機種を、どんな環境で使っているのか」を確認しないといけません。 実際の対応までに時間がかかってしまう上に、出張費や技術料、部品の費用などもかかってくるので、合計の修理費が高額になってしまいます。 日々の業務を安心してスムーズに行うためにも、コピー機(複合機)の保守契約は必須なのです。 保守契約は4種類!使用用途に合わせて選びましょう! 保守契約は4種類に分かれており、基本的にはコピー機(複合機)の使用用途や環境などに合わせて適した保守サービスを選ぶことができます。 しかし、新品購入か中古購入か、または機種によっては選ぶことのできる保守サービスの制限があります。 それではそれぞれの保守サービスについて簡単に説明していきます! カウンター保守 最も契約数の多い、メジャーな保守サービスになります。 新品購入のコピー機(複合機)にも、中古購入のコピー機(複合機)にも付けることができます。 どのようなサービスかと言うと、毎月印刷した枚数分の使用料がかかる代わりに、故障や不具合が起こった際の修理費やトナー代が無料になるサービスです。 詳しくは【こんなオフィスに適合!コピー機カウンター保守のメリットとデメリット】を参考にされてください。 キット保守 こちらは新品購入のコピー機(複合機)のみに付けることができる保守サービスです。 しかし、キット保守契約を採用している機種はカウンター保守の場合よりも少なくなります。 どのようなサービスかと言うと、ある特定のトナーを使用している間のみ、修理費が無料になるというサービスです。 トナー単位で保守を受けれる期間が変るというイメージです。 詳しくは【キット保守のメリットとデメリット】を参考にされてください。 スポット保守 スポット保守は中古購入のコピー機(複合機)に付けることができる保守サービスになります。 コピー機(複合機)を利用する機会が少ないオフィスで付けられることが多いです。 どのようなサービスかと言うと、月額の基本料金は発生せず、故障や不具合が起きた際に、その都度有償で修理などの対応をしてもらうサービスになります。 なので、スポット保守を組まれている場合の月々のランニングコストは、消耗品の実費と電気代だけになります。 詳しくは【スポット保守のメリットとデメリット】を参考にされてください。 年間保守 年単位で保守料金を支払い、必要なときに連絡して対応を受けるサービスです。 契約内容によっては、年間で数回の定期訪問を行ってくれるものもあります。 この場合、出張費や技術料、部品費用などは保守料金に含まれていますが、トナーなどの消耗品は別途支払わなくてはいけません。 賢い契約のために、確認しておくべき3つのこと ここまで、大まかに保守サービスの種類と保守契約をする必要性をお伝えしてきました。 ではいざ、保守契約を受けようとしたとき、何処で受けたらいいのでしょうか? ほとんどの場合はコピー機(複合機)を購入したメーカーや販売店で、購入時に一緒に保守契約もするというパターンになります。 なのでまずは、コピー機(複合機)を購入する時から、そのメーカーや販売店が行っている保守契約の体制までを確認しておかないといけません。 では、保守契約をする前(コピー機(複合機)購入の前)に確認しておくべき4つのことをお教えします! そもそも保守サービスを実施しているのか? コピー機(複合機)の販売店は保守サービスを実施しているかどうかを確認しましょう。 なかには、販売はするけど保守サービスは他の業者に委託しているお店もあります。 販売と保守サービスが一貫しているほうが、責任の所在もはっきりしており、トラブルの元もなくなります。 拠点は会社から近いか? コピー機(複合機)もネットで調べてネットで購入する方が多い世の中。 そこで注意が必要なのが、「拠点が自分の会社の近くにあるかどうか」です。 もしもの故障時にも迅速に対応してもらえるように、近くに拠点をもつ販売店を選びましょう。 正規販売代理店であるか 正規の販売代理店ではないところでは、保守契約が結べない場合があります。 また、中古コピー機の場合、前に使用していた方が支払わなかったカウンター料金の支払責任が発生する場合もあります。 保守契約が結べたとしても、修理の体制が整っていなかったりと、満足のいくサービスを受けれないこともあるので注意しましょう。 まとめ 複合機はデリケートな精密機器であり、毎日使っていたら故障や不具合は付きものです。快適に使用するためには、保守契約を結んでおきましょう。 保守契約には、カウンター保守、キット保守、スポット保守、年間保守の4種類あり、コピー機(複合機)の使用状況によって賢く選びましょう。 購入するコピー機(複合機)によっては受けることのできる保守の種類が制限されます。 コピー機(複合機)を購入する際は、保守契約のことも念頭に置いてどこで購入するかを決めましょう。

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